Maak de voorbereidende commissie niet te groot. Naast de ondernemer of zijn vertegenwoordiger (bijvoorbeeld iemand van HR) zijn twee à vier medewerkers voldoende. Zorg dat alle onderdelen van het bedrijf min of meer vertegenwoordigd zijn en dat de leden het vertrouwen hebben van de overige collega’s.

Stel gezamenlijk vast wat de taak van deze commissie is. Dat is in ieder geval het opstellen van een voorlopig or-reglement en het voorbereiden en organiseren van de verkiezing van de 
or-leden. Ook het werven van kandidaten voor de or kan bij de commissie neergelegd worden.

Het voorlopig reglement kan worden opgesteld met behulp van het SER-voorbeeldreglement (pdf) ondernemingsraden. Het moet in ieder geval een regeling bevatten voor de inrichting van de verkiezingen, de vaststelling van de uitslag daarvan en de voorlopige werkwijze van de or.

Let op

Als de ondernemer niet zelf deel uitmaakt van de voorbereidende commissie, is het wel van belang dat het concept voorlopig or-reglement aan hem wordt voorgelegd en dat hij het er mee eens is. Hij is ten slotte de eindverantwoordelijke.

Vervolgens stuurt de commissie dit document naar de vakbonden die leden hebben in de onderneming en de belangen van die leden in de organisatie behartigen, met de vraag binnen een bepaalde termijn hierop te reageren. Daarna kan het reglement (na eventuele aanpassing) definitief worden vastgesteld.

TIP: Om te achterhalen welke vakbonden vertegenwoordigd zijn in de onderneming kan de commissie onder de collega’s een oproep doen en/of nagaan welke vakbonden betrokken zijn bij de cao(‘s) die in de onderneming gelden.

Het is verstandig om vooraf afspraken te maken met de ondernemer over hoeveel tijd een or-lid wekelijks kan besteden aan het or-werk, welke faciliteiten beschikbaar zijn voor de or (vaste werkruimte, digitale ondersteuning, ambtelijk secretaris, etc.). Spreek ook af hoe er bijvoorbeeld om gegaan zal worden met eventueel verlies aan onregelmatigheidstoeslag (ORT) of aan prestatiebonus doordat je minder je gewone werk doet. Voeg deze afspraken als bijlage bij het voorlopig or-reglement. Op deze manier komt de organisatie niet voor verrassingen te staan en weten (kandidaat) or-leden waar ze aan toe zijn. Zie ook hiervoor het SER-voorbeeldreglement ondernemingsraden.

Het voorbereiden van de verkiezingen vraagt de nodige aandacht. Alle stappen moeten op tijd worden gezet, anders kunnen de verkiezingen ongeldig worden verklaard en loop je de kans dat de verkiezingen over moeten. Houd rekening met een tijdspanne van dertien weken.

De volgende stappen moeten worden gezet:

• Stel de verkiezingsdatum vast en kondig deze aan in de organisatie.
• Bepaal op welke manier er gestemd kan worden (schriftelijk of digitaal).
• Stel een lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen op.
• Laat kandidatenlijsten indienen.
• Maak bekend in de organisatie wie zich kandidaat hebben gesteld.

Zijn er meer kandidaten dan te bezetten zetels in de or, dan moet je verkiezingen organiseren en moeten je collega’s daadwerkelijk hun stem uitbrengen.

Zijn er minder of evenveel kandidaten dan te bezetten zetels, dan worden de kandidaten geacht te zijn verkozen en zijn zij or-lid geworden.

• Richt op de verkiezingsdag een stemlokaal in of zorg dat er digitaal gestemd kan worden.
• Tel na afloop de stemmen.
• Maak de uitslag van de verkiezingen en de samenstelling van de eerste or bekend.