Maak deze commissie niet te groot, naast uzelf of uw vertegenwoordiger zijn twee à vier medewerkers voldoende. Zorg dat alle onderdelen van de organisatie grosso modo vertegenwoordigd zijn en dat de leden het vertrouwen hebben van de medewerkers.

Stel vast wat de taak van deze commissie is (opstellen voorlopig or-reglement, voorbereiden en organiseren van de verkiezing van de or-leden).

Het voorlopig reglement kan opgesteld worden aan de hand van het SER-voorbeeldreglement. Het moet in ieder geval een regeling bevatten voor de inrichting van de verkiezingen, de vaststelling van de uitslag daarvan en de voorlopige werkwijze van de ondernemingsraad.

Vervolgens stuurt de commissie dit document naar de vakbonden die leden hebben in de onderneming en de belangen van die leden in de organisatie behartigen, met de vraag binnen een bepaalde termijn hierop te reageren. Daarna kan het reglement worden vastgesteld.

TIP: Om te achterhalen welke vakbonden vertegenwoordigd zijn kan de commissie checken welke vakbonden betrokken zijn bij de cao(‘s) die in de onderneming wordt(/en) toegepast en/of onder de medewerkers een oproep doen.

TIP: Regel praktische zaken apart in een aparte bijlage die u bij het voorbeeldreglement voegt. Denk hierbij aan compensatie voor afdelingen die een or-lid leveren, compensatie voor medewerkers voor verlies aan onregelmatigheidstoeslag (ORT) of prestatiebonus, hoeveel tijd men kan besteden aan het or-werk per week, welke faciliteiten beschikbaar zijn voor de or (vaste werkruimte, digitale ondersteuning, ambtelijk secretaris, etc.). Zo komt uw organisatie niet voor verrassingen te staan en weten (kandidaat) or-leden waar ze aan toe zijn. Zie ook hiervoor het SER-voorbeeldreglement.

Het voorbereiden van de verkiezingen vraagt de nodige aandacht. Alle stappen moeten op tijd worden gezet, anders kunnen de verkiezingen ongeldig worden verklaard en loopt u de kans dat de verkiezingen over moeten. Houd rekening met een periode van dertien weken.

De volgende stappen moeten worden gezet:

• Stel de verkiezingsdatum vast en kondig deze aan in de organisatie
• Bepaal op welke manier er gestemd kan worden (schriftelijk of digitaal)
• Stel een lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen op
• Laat kandidatenlijsten indienen
• Maak bekend in de organisatie wie zich kandidaat hebben gesteld

Zijn er meer kandidaten dan beschikbare zetels in de or, dan moeten uw medewerkers daadwerkelijk hun stem uitbrengen.

NB. Zijn er minder of even veel kandidaten dan te bezetten zetels, dan worden de kandidaten geacht te zijn verkozen en zijn zij or-lid geworden.

• Richt op de verkiezingsdag een stemlokaal in of zorg dat er digitaal gestemd kan worden
• Tel na afloop de stemmen
• Maak de uitslag van de verkiezingen en de samenstelling van uw eerste or bekend.